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【ちょい技】会社設立の手続きをダントツで効率化する方法

      2017/12/03

会社設立の手続きでミスをすると、補正が必要になってしまって、法務局まで補正しにいったり、必要書類を再提出する必要があったりして、とてもムダが生じてしまいます。

仕事全般について言えることですが、仕事でミスをすると、必ずミスをカバーするためのムダな作業とムダな時間が追加的に発生してしまうので、とても効率が悪くなります。

なので、極力ミスは避けたい。ミスは本当にムダです。

そこで今回は、株式会社の設立手続きを効率化し、極力ミスを減らす方法についてご紹介します。

ここでは、株式会社の設立手続きを効率的に進めることに限定して紹介します。株式会社設立の一般的な流れについてはリンク先を参照ください。設立手続きの一般的な流れについて網羅的に説明しています。

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会社設立の登記手続きに必要な書類を減らして効率化する!

会社設立の手続きについて、法務局に提出すべき書類が多かったり、作業のボリュームが増えると、必然的にミスをする可能性は高くなります。このことは当たり前です。

それならば、法務局に提出する書類を減らして、全体としての作業ボリュームを減少させればその分、ミスをする可能性が低くなって、全体としての効率も上がるということですね。

会社設立の場面では、例えば、発起人の人数が多かったり、就任する役員の人数が多かったりすると、基本的には提出しなければならない書類も増えてしまいます。

提出する書類が多いと、(押印しなければならない書類の数も増えて)事務処理も増えるし、書類の管理も煩雑になります。

会社設立の手続きの際に、法務局に提出する必要のない書類は極力減少させましょう。

会社設立の手続き効率化1 就任承諾書を添付しない

リンク先でも説明していますが、会社設立の手続きの際には、取締役、代表取締役、監査役の就任承諾書を人数分添付するのが原則です。

役員の人数が多いと、その分、添付する就任承諾書の数が増えて、意外に負担になります。

こうした場合には、役員の選任を記載する書面(設立時取締役選任決議書など)のなかで、「被選定者は即時その就任を承諾した。」と記載します。

そして、登記申請書の添付書類の欄で、例えば、
「取締役の就任承諾書は、設⽴時取締役選任決議書の記載を援用する。」
と記載します。

こうすれば就任承諾書の添付は省略できます。

例えば、取締役5名、代表取締役1名の会社では、上のように記載することで、本来、提出しなければならない書類を6通も省略することができます。

会社設立の手続き効率化2 株式に関する事項を定款に記載する!

会社設立の場面では、原則として、発起人は自分が引き受ける株式の数や、自分が出資する金額、資本金などを決定(※)し、それらに関する書面を会社設立時に法務局へ提出する必要があります。

ただ、このようにすれば提出する書類の数が増えて、手間暇も増えるだけなので、定款のなかに記載してしまいます(※)。

定款のなかに記載してしまえば、提出すべき添付書類を減らすことができるし、その分、発起人の押印も不要になります。

※ 発起人が決定しなければならない株式に関する事項(定款のなかに記載した方が効率的になる事項)

・発起人が割当てを受ける設立時発行株式の数
・設立時発行株式と引換えに払い込む金銭の額
・成立後の株式会社の資本金及び資本準備金の額に関する事項
※ 会社法32条参照

これらを定款のなかに盛り込むことで、会社の設立登記に必要な書類をMAX3通省略できます。

会社設立の手続き効率化3 本店の所在地を定款に記載する!

定款を作成する際には、定款に本店所在地を記載する必要があります。

そして、本店所在地については、定款のなかで、最小行政区画(東京でいえば、例えば、23区)まで定める方法と、地番まで定める方法があります。


最小行政区画までの記載の仕方→東京都千代田区
地番までの記載の仕方→東京都千代田区丸の内1丁目2番3号

会社の設立登記申請に必要な添付書類を減らすために、定款では地番まで記載しましょう。

地番まで記載しない場合には、添付すべき書類が増え、さらにその書面に発起人全員の押印も必要になってしまい作業ボリュームが増えてしまいます。

押印の仕方について

誰もが押印はとても簡単だと思っているはずです。実際に簡単です。ただ簡単なだけに押印の仕方でミスは絶対に避けたい。

でも、意外に押印でのミスは多いんです。

押印でのミスというのは、具体的には、印影が薄いということです。

印影が薄い原因は、押し方が悪いというよりも、安価な朱肉を使っている点にあると思います。

100円ショップとかで売っている朱肉は、本当に品質が低い。安かろう、悪かろうなんですが、こういうところでケチると、結局、押印でミスをして、ムダな作業とムダな時間が追加的に発生してしまいます。

押印でミスをすると、法務局へ書類の再提出→ムダな時間とムダな労力の発生
場合によっては補正のために法務局まで行かなくてはいけない→ムダな時間の発生

押印のミスの可能性を防ぐためにも、法務局へ提出する書類の数は減らした方が良いと思うんですよね。

会社の設立手続きを効率化するメリット

上で紹介したようにすることで、会社設立の手続きを効率化することができます。そして次のようなメリットが生まれることになります。

・設立登記申請の際に、提出する必要書類が少なくなる。

・提出する書類が少なくなるので、印鑑を押印する回数、押印しなければならない書類の数も減る

・全体として作業量が減少して効率的になるので、全体としてミスする可能性が低くなる。

・ミスをする可能性が低くなるので、迅速に設立登記が完了するようになる。

株式会社の設立手続きについて、基本的な流れについては、リンク先に記載しています。

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